Trasparenza: il nuovo motto delle società non commerciali monegasche

Di seguito troverete le ultime informazioni sulle società non commerciali, dalla loro costituzione alla loro liquidazione.

 

• Iscrizione nel registro speciale tenuto dal dipartimento Registre du Commerce et de l'Industrie

D'ora in poi, la domanda di iscrizione al Registro speciale dovrà contenere le seguenti informazioni di base:

• Forma giuridica della società ; 
• Nome della società, seguito da acronimi; 
• Oggetto sociale; 
• Durata dell'esistenza della società secondo lo statuto; 
• Indirizzo della sede legale, della sede secondaria o dei locali accessori; 
• Data di costituzione; 
• Data di registrazione dell'atto costitutivo presso la Direction des Services Fiscaux; 
• Importo del capitale sociale; 
• Fine dell'esercizio finanziario; 
• Identità (cognome, nome, data e luogo di nascita, nazionalità, indirizzo e stato civile) di ciascun dirigente. Per le persone giuridiche: nome o ragione sociale, forma, indirizzo della sede legale, numero e luogo di iscrizione in un registro pubblico e identità del rappresentante;
• Identità di ciascun socio. Per le persone giuridiche, idem;  
• Nome dell'istituto di credito presso il quale è stato aperto il conto bancario, se applicabile; 
• Stato dell'attività, compresa la data di inizio.. 

Oltre ai documenti già richiesti al momento della registrazione (passaporto e prova di indirizzo risalente a meno di tre mesi), è necessario fornire i seguenti documenti per i soci e l'amministratore delegato:

• un modulo di informazioni personali compilato, disponibile online sul sito del Governo di Monaco o presso il DDE; 
• solo per i dirigenti domiciliati all'estero, un estratto del casellario giudiziario risalente a meno di tre mesi prima, rilasciato dalle autorità giudiziarie o amministrative del Paese in cui il richiedente è domiciliato, oppure una dichiarazione firmata di non colpevolezza (si veda il nuovo articolo 5-1 della legge n. 797).

La procedura di registrazione di una società non commerciale presso il RCI sta diventando sempre più complessa.

 

• Comunicazione dell'identità delle persone designate come responsabili delle informazioni di base e responsabili delle informazioni relative ai titolari effettivi

Al momento della registrazione, le società non commerciali devono designare una persona responsabile delle informazioni di base e una persona responsabile delle informazioni relative ai titolari effettivi.

Se l'amministratore, uno dei soci o anche un dipendente della società è residente nel Principato di Monaco e la società non commerciale detiene un conto bancario presso una sede monegasca, la funzione di responsabile delle informazioni di base e di responsabile delle informazioni relative ai beneficiari effettivi può essere svolta dall'amministratore, dal socio o anche da un dipendente della società residente nel Principato di Monaco.

Le società non commerciali che non dispongono di un conto di deposito presso un istituto di credito nel Principato di Monaco devono nominare una o più delle seguenti persone come responsabili delle informazioni di base e delle informazioni sui loro beneficiari effettivi: fornitore di servizi aziendali, consulente legale, ufficio multifamiliare, commercialista, notaio o avvocato.

 

• Conservazione e aggiornamento delle informazioni di base

Le società non commerciali sono tenute a ottenere, conservare e aggiornare le informazioni di base e i relativi documenti di supporto per un periodo di 10 anni dopo aver cessato di essere clienti degli enti e delle persone di cui agli articoli 1 e 2 della legge n. 1.362 del 3 agosto 2009, e successive modifiche.

Queste informazioni devono essere conservate presso la sede legale della società o, in mancanza, presso uno dei seguenti professionisti monegaschi: fornitore di servizi aziendali, consulente legale, ufficio multifamiliare, commercialista, notaio o avvocato.

Queste informazioni devono essere accessibili su richiesta, e nei tempi da loro stabiliti, agli agenti autorizzati del Dipartimento dello Sviluppo Economico, dell'Autorità Monegasca di Sicurezza Finanziaria, al personale autorizzato delle autorità giudiziarie, ai cancellieri della polizia giudiziaria del Dipartimento di Pubblica Sicurezza, agli agenti autorizzati del dipartimento di gestione dei beni sequestrati o confiscati del Dipartimento dei Servizi Giudiziari.

 

• Conservazione dei documenti contabili

I documenti contabili e le relative pezze d'appoggio devono essere conservati presso la sede legale delle società non commerciali (Monaco) per 10 anni.

 

• Dichiarazione annuale 

Ogni anno, entro un mese dalla data di anniversario dell'iscrizione nel registro, tutte le società non commerciali devono confermare la prosecuzione dell'attività. 

Il DDE deve predisporre un modulo.

 

• Notigica di chiusura del conto bancario

Qualsiasi decisione di chiudere un conto su iniziativa della società non commerciale o dell'istituto di credito deve essere notificata al dipartimento RCI, su richiesta sia della società non commerciale che dell'istituto di credito, entro 30 giorni dalla decisione.
 

• Il « nuovo » estratto del registro

Le informazioni di base sono ora disponibili al pubblico tramite un estratto del registro speciale.

L'estratto del RCI conterrà le seguenti informazioni: data di costituzione, data e numero di registrazione, forma giuridica, ragione sociale, oggetto sociale, durata, indirizzo della sede legale e, se del caso, indirizzo della sede secondaria o dei locali accessori, ammontare del capitale sociale, data e fine dell'esercizio, identità del rappresentante legale e dei soci, data di deposito presso il registro generale dell'estratto dell'atto costitutivo e data di pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale di Monaco, principali elementi che regolano la società, informazioni obbligatorie e stato della società.

 

• Tenuta del registro degli azionisti

Tutte le società non commerciali iscritte al registro devono ora tenere un registro dei soci, indicandone l'identità.

Il registro deve essere tenuto presso la sede legale della società o presso uno dei seguenti professionisti monegaschi: Fornitore di servizi aziendali, Conseil Juridique, Multi Family office, Commercialista, Notaio o Avvocato, la cui identità deve essere comunicata al dipartimento RCI.

Queste informazioni devono essere accessibili, su richiesta e nei tempi da loro stabiliti, agli agenti autorizzati della DDE, all'Autorità Monegasca di Sicurezza Finanziaria, al personale autorizzato delle autorità giudiziarie, ai funzionari di polizia giudiziaria del Dipartimento di Pubblica Sicurezza, agli agenti autorizzati del dipartimento di gestione dei beni sequestrati o confiscati del Dipartimento dei Servizi Giudiziari.

 

• Liquidazione della società civile

È prevista una procedura di liquidazione semplificata quando la società non ha più attività o passività. 

I registri e i documenti devono essere conservati a Monaco, in un luogo notificato alla DDE, per 10 anni dalla data di liquidazione.

 

• Supervisione delle società civile

La DDE controlla e assicura il rispetto degli obblighi che incombono sulle imprese civili. 

I funzionari autorizzati della DDE, appositamente incaricati e giurati, possono effettuare controlli documentali per verificare l'accuratezza delle informazioni di base.

In caso di ispezione documentale infruttuosa o impossibile, i suddetti funzionari possono effettuare in particolare le seguenti operazioni;

• Ottenere tutti i documenti necessari;
• Ottenere tutte le informazioni, i documenti o le prove di supporto necessarie da soci, azionisti o dirigenti;
• Sentire qualsiasi persona in grado di fornire informazioni.

 

• Informazioni e cancellazione automatica

I seguenti elementi vengono inseriti automaticamente nel registro :

• Mancata comunicazione dell'identità della persona responsabile delle informazioni di base e delle informazioni sui titolari effettivi entro un mese dall'iscrizione della società nel registro; 
• Mancata presentazione della dichiarazione annuale; 
• Mancata esecuzione di un'ispezione o se tale ispezione si rivela infruttuosa.

In caso contrario, e dopo aver ricevuto una formale intimazione, tramite lettera raccomandata con ricevuta di ritorno, a completare le formalità di cui sotto entro un mese, o in caso di ispezione infruttuosa, la società non commerciale sarà automaticamente cancellata dal registro.

 

• Nuove sanzioni

Le nuove disposizioni prevedono pesanti sanzioni amministrative, finanziarie e penali, fino alla reclusione. 

 

Le nuove disposizioni monegasche, in seguito all'intervento della comunità internazionale, richiedono una maggiore trasparenza. La DDE e il Governo stanno attuando queste misure. 

Anche se il legislatore ha reso più complessa la costituzione, la gestione e la chiusura di una società civile, l'obiettivo principale di queste innovazioni è quello di modernizzare il sistema giuridico monegasco. 

ALTIQA SAM è a vostra disposizione per rispondere a qualsiasi dubbio o domanda.